Innovatie is iets moois. We kunnen experimenteren, piloten, verbeteren. Het is de motor achter verandering in de zorg. Alleen vergeten we vaak een belangrijke stap: het borgen van de innovatie. Het lukt ons om de innovatie uit te voeren en in de hele organisatie uit te rollen. Maar dan? Wie is er verantwoordelijk? Hoe testen we of de innovatie blijft voldoen? Aan wie laten we het borgen over? Precies in dat deel zijn we nog niet zo goed in de zorg. In deze blog een pleidooi voor betere borging van onze innovatieprojecten.

Waarom borgen zo belangrijk is

Wat is borgen en waarom is het zo belangrijk? Borgen is het verankeren van je innovatieproject in je organisatie. Het gaat dan niet zozeer om het doorvoeren van de innovatie, maar om de stap daarna: het project blijven toetsen aan de situatie van dat moment. Heb je daar processen voor ingericht, dan is je innovatieproject geborgd. 

Waarom is dat zo belangrijk? Omdat innovatie nooit af is. De behoeftes veranderen continu. De zorgvragers, zorgverleners, maatschappij, organisatie: ze zijn allemaal in beweging en ontwikkelen nieuwe eisen. Wat op dit moment werkt en innovatief is, is dat over een aantal jaar al niet meer. Die behoeftes moet je dus blijvend meenemen in je innovatieprojecten. Je moet, met andere woorden, zorgen dat je ook na het uitrollen van je project blijft kijken naar nieuwe eisen en behoeftes bij alle betrokken partijen en daar je innovatie op aanpast.

Een voorbeeld. We zijn met deze crisis massaal aan het beeldbellen gegaan. We rollen dat nu op grote schaal uit in onze zorgorganisaties en dat werkt als een trein. Maar de generatie die nu zorg ontvangt via beeldbellen, is een hele andere generatie dan de babyboomgeneratie die straks zorg nodig heeft. Het is niet moeilijk om voor te stellen dat een generatie die zelf weinig te maken heeft met smartphones (de ouderen van nu) hele andere eisen stellen aan beeldbellen dan de generatie die nu wel al op grote schaal aan het videobellen en appen is. De behoeftes veranderen, en dus moet innovatie mee veranderen.

Hoe borg je?

Om te zorgen dat je die evaluatie goed vormgeeft, moet er iemand verantwoordelijk zijn voor dat stukje. Het kan gaan om een speciaal opgerichte werkgroep, de werkvloer, mensen van kantoor, een innovatiecoach, of wie dan ook. Wie dat is of zou moeten zijn, verschilt per project. Technologische innovatie vraagt bijvoorbeeld heel wat anders dan sociale innovatie. Degenen die technologische innovatieprojecten borgen moeten kunnen werken met data en technische ontwikkelingen, sociale innovatie vraagt weer veel meer kennis van de werkprocessen en werkvloer. Je moet je dus afvragen wie dat borgen het beste op kan pakken. 

Ik nodig je uit om die vraag ook aan verpleegkundigen en verzorgenden te stellen, en niet alleen van bovenaf te beslissen. In dat borgingsproces wordt nu een te klein beroep gedaan op de verpleegkundigen en verzorgenden. Maar stel je ze concrete vragen, dan kunnen ze vaak heel goed meedenken over het borgingsproces. Hoe zouden zij het doen? Wat hebben zij daarvoor nodig? Met elkaar wijs je iemand of een groepje aan die verantwoordelijk is voor het borgen van je project. Wie je ook kiest, zorg ervoor dat diegene zichtbaar is. Mensen moeten hen weten te vinden als ze ergens tegenaan lopen. Communiceer dus goed en maak voor iedereen duidelijk bij wie ze kunnen aankloppen!  

Bij de evaluatiemomenten zelf kijk je naar hoe goed het project nog past bij de situatie op dat moment. Past het nog bij jullie organisatie en visie? Hebben jullie nog dezelfde doelgroep en past het nog bij hen? Past het nog bij de medewerkers? Zoals de zorgvragers veranderen qua behoeftes, veranderen de medewerkers ook qua behoeftes. Waar de babyboomgeneratie wil vergaderen, vergaderen en nog eens vergaderen, willen de millennials efficiënt een oplossing vinden. De x-generatie (die nog op school zit, maar straks je medewerker is) vindt juist verbinden, liefhebben en zorgen voor elkaar heel belangrijk. Voor hen draait het niet om leiderschap, maar om met elkaar iets op te lossen. In het proces van borgen wil je al die generaties verstaan, alle betrokken partijen verstaan en meegaan met de continu veranderende behoeftes. Je evalueert of dat nog zo is.

Hoe vaak evalueer je?

Je kunt natuurlijk moeilijk elke week bij elkaar komen om te evalueren, en dat is ook helemaal niet nodig. Maar hoe vaak moet je wél evalueren om scherp genoeg te blijven op veranderde omstandigheden? Ook dat hangt van het project af, en vooral ook van de fase waarin je je bevindt. Zit je in een relatief nieuw project dat pas net is uitgerold, dan is het verstandig elk kwartaal bij elkaar te komen. Zijn er storingen? Zijn er ongewenste effecten? Voor projecten die al langer lopen is het genoeg om twee keer per jaar te evalueren. Je stelt dan vragen als: voldoet het nog? Loopt het nog? Leer ook van je succesverhalen: hoe zat dat proces in elkaar? Borg je op deze manier je innovatieprojecten, dan word je een echt lerende organisatie. En blijf je klaar voor de toekomst!

Ik leer ook graag van jou. Heb je zelf ideeën over of ervaringen met het borgen van innovatie? Dan hoor ik ze graag van je! Zo leren we samen verder.